Caso 01
Presupuestos de grupos y eventos
Hoteles con segmento de grupos, catering y empresas de eventos.
Situación inicial
Las solicitudes entran por correo o mensajería con información incompleta. El presupuesto se monta sobre una plantilla anterior, el escandallo vive en otro archivo y conviven varias versiones en Excel y PDF.
Señales del problema
- —Se pide varias veces la misma información al cliente.
- —Nadie sabe con certeza qué versión se envió.
- —El seguimiento se hace cuando hay tiempo, no cuando toca.
- —Si falta la persona que lo lleva, el presupuesto se para.
Proceso actual, en resumen
- 01Solicitud por correo o mensajería
- 02Consulta interna de disponibilidad
- 03Plantilla anterior reutilizada
- 04Escandallo en archivo aparte
- 05Envío en PDF
- 06Seguimiento irregular
Intervención propuesta
Antes de automatizar, el proceso se ordena.
- 01Formulario único de entrada con los datos mínimos para cotizar.
- 02Reglas de cualificación antes de dedicar tiempo a calcular.
- 03Cálculo conectado a costes y escandallos vigentes.
- 04Versión única del presupuesto con histórico de cambios.
- 05Revisión humana obligatoria antes del envío.
- 06Recordatorios de seguimiento con responsable y fecha.
Flujo futuro
- 01Solicitud
- 02Cualificación
- 03Datos completos
- 04Cálculo y escandallo
- 05Revisión humana
- 06Propuesta
- 07Seguimiento
- 08Cierre y archivo
Información y herramientas que se conectarían
- Canales de entrada: correo, formulario web y mensajería.
- Tarifas, costes y escandallos vigentes.
- Disponibilidad de espacios, fechas y equipo.
- Registro comercial de oportunidades y expediente por cliente.
Indicadores que se medirían
- Tiempo de respuesta desde la solicitud.
- Presupuestos pendientes por antigüedad.
- Número de versiones por propuesta.
- Conversión por tipo de solicitud.
- Margen previsto frente a margen aplicado.
- Oportunidades sin seguimiento.
Riesgos y control humano
- Un precio nunca sale al cliente sin revisión de una persona responsable.
- Las excepciones comerciales se documentan, no se automatizan.
- La IA ayuda a redactar y comprobar datos, no a decidir condiciones.
Estos casos explican métodos de intervención. Los resultados dependen del punto de partida, los datos disponibles y la implantación realizada.
Contacto / Diagnóstico inicial
Si este proceso se parece al tuyo, empecemos por ahí.
Describe dónde se atasca la operación. La información servirá para enfocar una primera revisión concreta.
Vista previa: este formulario no envía ni guarda datos.